Privacy reglement CPZ

Privacy reglement CPZ

De verwerking van persoonsgegevens is aan strikte regelgeving gebonden. Het CPZ hecht veel waarde aan de bescherming van persoonsgegevens en houdt zich aan de vigerende privacy wet- en regelgeving. Per 25 mei 2018 geldt de Europese verordening betreffende bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens betreffende het vrije verkeer van die gegevens, de Algemene Verordening persoonsgegevens (AVG).    

In dit privacy reglement hebben wij vastgelegd over hoe wij omgaan met persoonsgegevens.

Doelbinding:

Uitgangspunt is dat verwerking van persoonsgegevens zorgvuldig gebeurt. Wij verwerken persoonsgegevens in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt (doelbinding, AVG art. 5 lid 1 sub b). Deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in bijlage 1 van dit privacy reglement. Wij verwerken alleen die persoonsgegevens die nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt (minimale gegevensverwerking, AVG  art 5 lid 1 sub c). Alleen medewerkers van het CPZ voor wie het uit hoofde van de functie nodig is dat zij kunnen beschikken over de persoonsgegevens hebben toegang tot deze persoonsgegevens.

Bewaartermijn:

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt of dat wettelijk is vereist. Wij hebben in bijlage 1 per doel vastgelegd welke bewaartermijn wordt gehanteerd.

Beveiliging:

Om uw persoonsgegevens te beschermen tegen onrechtmatige verwerking hebben wij passende technische en organisatorische maatregelen genomen, zoals:

  • Alle personen die namens het CPZ van uw gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan.
  • We hanteren een gebruikersnaam- en wachtwoordbeleid op al onze systemen;
  • We testen en evalueren regelmatig onze maatregelen;
  • Onze medewerkers zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens.

Verstrekking aan derden:

De gegevens die u ons geeft kunnen wij aan derde partijen verstrekken als dit noodzakelijk is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor de gegevens verstrekt zijn.

Zo maken wij gebruik van een derde partij voor:

  • Het verzorgen van de internetomgeving van het AVG-programma;
  • Het faciliteren van kennisnetgeboortezorg.nl en de werkgroepen;
  • Het faciliteren van de websites allesoverzwanger.nl, strakszwanger.nl en preventiegeboortezorg.nl.
  • Het verzorgen van de (financiële- en salaris-) administratie;
  • Het verzorgen van nieuwsbrieven, uitnodigingen en registratie ten behoeve van bijeenkomsten;
  • Het verzorgen van de digitale werkomgeving van het CPZ;
  • Het communiceren over diensten en producten met relaties via social media (Facebook, Linkedin, Twitter);
  • Met externe partijen, zoals leveranciers, die verwerker zijn in de lijn van de AVG en voor het CPZ persoonsgegevens verwerken voor de door het CPZ bepaalde doeleinden wordt een verwerkersovereenkomst aangegaan om een zorgvuldige verwerking te borgen.

Verder zullen wij de door u verstrekte gegevens niet aan andere partijen verstrekken, tenzij dit berust op een wettelijke verplichting of dat u ons hiervoor schriftelijk toestemming geeft.

Wij verstrekken geen persoonsgegevens aan partijen die gevestigd zijn buiten de EU.

Grondslagen:

  • Uitvoering van de overeenkomst (artikel 6 lid 1 sub b AVG);
  • Gerechtvaardigd belang (artikel 6 lid 1 sub f AVG)
  • Toestemming van de betrokkene (artikel 6 lid 1 sub a AVG).

Meldplicht datalek:

In geval dat een inbreuk in verband met de persoonsgegevens heeft plaatsgevonden, wordt dit meteen gemeld aan de Autoriteit Persoonsgegevens, tenzij het onwaarschijnlijk is dat de inbreuk in verband met de persoonsgegevens een risico inhoudt voor de rechten en vrijheden van natuurlijke personen. Ook zal het CPZ zo nodig de betrokkenen informeren, conform artikel 33 AVG.

Rechten omtrent uw gegevens:

  • Het CPZ informeert u voorafgaand aan de gegevensverwerking (recht op kennisgevingsplicht), o.a. door publicatie van deze privacy policy op de website.
  • U heeft recht op inzage, rectificatie of verwijdering van de persoonsgegevens die wij van u ontvangen hebben (recht op inzage, recht op rectificatie, recht op vergetelheid), een en ander als geregeld in de AVG (artikel 17 AVG).
  • U heeft recht om te weten welke gegevens van u met welke verwerker gewisseld worden.
  • U kunt u bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens (of een deel hiervan) door ons of door één van onze verwerkers (recht op beperking van verwerking, artikel 18 AVG).
  • U mag de door u verstrekte gegevens door ons laten overdragen aan uzelf of, in opdracht van u, direct aan een andere partij (recht op overdraagbaarheid van gegevens), een en ander als omschreven in artikel 20 AVG.
    Als wij uw persoonsgegevens verwerken op basis van een door u gegeven toestemming hiertoe, dan heeft u altijd het recht deze toestemming in te trekken. Het recht om toestemming in te trekken is geregeld in artikel 7 lid 3 AVG.

Wij kunnen u vragen om u te legitimeren voordat wij gehoor kunnen geven aan deze verzoeken.

Minderjarigen:
Wij verwerken alleen persoonsgegevens van minderjarigen (personen jonger dan 16 jaar) als daarvoor schriftelijke toestemming is gegeven door de wettelijk vertegenwoordiger, door de ouder(s).

Klachten:

Als u een klacht heeft over de verwerking van uw persoonsgegevens dan vragen wij u hierover direct contact met ons op te nemen om tot een oplossing te komen. U heeft altijd het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Dit is de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacybescherming.

Vragen:

Heeft u vragen of opmerkingen? Neem dan contact met ons op.

Contactgegevens:

College Perinatale Zorg

Oudlaan 4, 3515 GA Utrecht

030 – 27 39 786

cpz@collegepz.nl

Bijlage 1: Verwerking van persoonsgegevens van relaties en leveranciers

Over het College Perinatale Zorg

Het CPZ is een doel- en netwerkorganisatie opgericht door Bo Geboortezorg, KNOV, NVOG, NVK, NVZ, Patiëntenfederatie Nederland en Zorgverzekeraars Nederland. Het statutaire doel van het CPZ is het minimaliseren van perinatale morbiditeit en mortaliteit en het bevorderen van de best mogelijke start voor elke zwangere, elk kind en elk gezin.  Vanuit dit doel ondersteunt het CPZ de geboortezorg bij de implementatie en uitvoering van integrale geboortezorg. De activiteiten van het CPZ gaan de gehele geboortezorg aan en overstijgen de belangen en het ondersteuningsaanbod van de individuele stakeholders in het geboortezorgveld. Als platform, facilitator en desgewenst coördinator zoekt en brengt het CPZ verbinding, samenwerking, samenhang en synergie tussen partijen in de geboortezorg en andere domeinen.

Met partijen binnen én buiten de geboortezorg zetten wij ons in voor integrale zorg en preventie rond zwangerschap en geboorte. Samen werken we aan de best mogelijke start voor elke zwangere, elk kind en elk gezin.

Het CPZ biedt ondersteuning aan de integrale geboortezorg in de volgende 3 rollen te weten:

1. Hoeder van de ZIG

  • regie op de doorontwikkeling van de ZIG
  • bewaakt het integrale karakter van de geboortezorg conform de ZIG
  • signaleert en agendeert (en adresseert) knelpunten en (complexe) vraagstukken.

Stimuleert, en -desgewenst – entameert en faciliteert beleidsontwikkeling, 

2. Ondersteuning geboortezorg met kennis en expertise

  • vanuit integraal perspectief en overzicht over de hele (geboorte)zorg voor zowel beleidsontwikkeling, vragen uit het veld, bieden van informatie,
  • Helpdeskfunctie

3. Platform/netwerkfunctie

  • coördinatie trajecten met en voor de geboortezorg,
  • participatie in trajecten van andere stakeholders in CPZ-werkveld,
  • bewaking samenhang, verbinding gremia, partijen en trajecten binnen en buiten de geboortezorg die passen bij doelstelling en focus.

Persoonsgegevens van relaties worden door het CPZ verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en):

  • Administratie;
  • Communicatie over de opdracht en/of uitnodigingen;
  • Het uitvoering geven aan of het uitgeven van een opdracht;
  • Versturen van een nieuwsbrief en uitnodigingen;
  • Inrichting personeelsdossier (zzp);
  • Inrichting CRM-systeem;
  • Inrichting contractregister;
  • Om u de mogelijkheid te bieden gebruik te maken van alle functionaliteiten en diensten waaronder de website(s) waaronder het deelnemen in werkgroepen, plaatsing als deelnemer op het overzicht van VSV’s, het gebruik van de implementatietool Zorgstandaard Integrale Geboortezorg en de VSV Spiegel;
  • Om uw inschrijving als deelnemer van kennisnetgeboortezorg.nl en alle overige diensten te verwerken;
  • Om u te informeren over diensten, bijeenkomsten en andere producten ter ondersteuning van de implementatie van de integrale geboortezorg;
  • Om onze websites te meten en verbeteren;
  • Om vragen te beantwoorden of ondersteuning te bieden per mail, telefonisch of post.
  • Specifieke uitnodigingen etc.

Grondslag voor deze persoonsgegevens zijn:

  • Uitvoering van de overeenkomst (artikel 6 lid 1 sub b AVG);
  • Gerechtvaardigd belang (artikel 6 lid 1 sub f AVG)
  • Toestemming van de betrokkene (artikel 6 lid 1 sub a AVG).

Voor de bovenstaande doelstelling(en) kan het CPZ de volgende persoonsgegevens verwerken:

  • Naam;
  • Titel;
  • (Zakelijk) telefoonnummer;
  • (Zakelijk) e-mailadres;
  • Geslacht (i.v.m. aanhef);
  • Organisatie (werkgever, VSV, IGO, KSV, praktijk, ziekenhuis)
  • Functie
  • Foto (na uitdrukkelijke toestemming middels ondertekend toestemmingsformulier)
  • Persoonsgegevens die u zelf invult in een open veld zoals in een werkgroep, vraag & antwoordmodule of contactformulier.
  • Inloggegevens (geen wachtwoorden)
  • Thema’s
  • Specifieke kennis
  • Technische meetgegevens van de apparatuur zoals IP-adres, MAC-adres, identifiers in cookies en uw surfgedrag op onze websites.

Uw persoonsgegevens worden door het CPZ opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) voor de periode:

  • Gedurende de looptijd van de afgesloten verwerkersovereenkomst en daarna alleen in de financiële administratie voor maximaal 7 jaar.
  • Technische meetgegevens maximaal 2 jaar. Hiervoor wordt separaat een cookie beleid opgenomen.

Verwerking van persoonsgegevens van kennisnetgeboortezorg.nl en nieuwsbrief abonnees

Persoonsgegevens van kennisnetgeboortezorg.nl en nieuwsbrief abonnees worden door het CPZ verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en):

  • Om u te informeren over (nieuwe) diensten, producten, webinars, digitale spreekuren, bijeenkomsten, voorbeelden uit de praktijk en overige op het gebied van integrale geboortezorg.
  • Om u toegang te geven tot verschillende functionaliteiten op de website zoals het deelnemen aan werkgroepen, stellen van vragen en in contact komen met andere deelnemers.

We gebruiken uw gegevens en die van anderen verder om:

  • anonieme gebruiksstatistieken samen te stellen
  • zoek- en surfgedrag te analyseren
  • de website en de informatie op de website te verbeteren

Grondslag voor deze persoonsgegevens is:

  • Toestemming van de betrokkene (artikel 6 lid 1 sub a AVG).

Voor de bovenstaande doelstelling(en) kan het CPZ de volgende persoonsgegevens van u vragen:

Nieuwsbrief:

  • Naam;
  • E-mailadres;
  • Technische meetgegevens van de apparatuur zoals IP-adres, MAC-adres, identifiers in cookies om het bereik van de nieuwsbrieven te meten.

Kennisnetgeboortezorg.nl:

  • voornaam en achternaam
  • email adres
  • organisatie
  • plaats
  • functie
  • foto (optioneel)
  • Technische meetgegevens van de apparatuur zoals IP-adres, MAC-adres, identifiers in cookies om het bereik van de nieuwsbrieven te meten.

Uw persoonsgegevens worden door het CPZ opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) voor de periode:

  • Gedurende de periode dat men aangemeld is. Toestemming kan te allen tijde worden ingetrokken. Als toestemming wordt ingetrokken, staakt het CPZ onmiddellijk de verwerking van de persoonsgegevens voor dit doel. Houdt u er rekening mee dat het versturen van nieuwsbrieven via een geautomatiseerd proces betreft en het doorvoeren van de afmelding technisch gezien enige tijd kan vergen.

Verwerking van persoonsgegevens van medewerkers

Persoonsgegevens van medewerkers worden door het CPZ verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en):

  • Uitvoering geven aan de arbeidsovereenkomst.

Grondslag voor deze persoonsgegevens is:

  • De arbeidsovereenkomst.

Voor de bovenstaande doelstelling(en) kan Het CPZ de volgende persoonsgegevens verwerken:

  • Naam;
  • Adresgegevens
  • Telefoonnummer;
  • E-mailadres;
  • Geboortedatum;
  • Salarisgegevens;
  • Kopie ID;
  • BSN-nummer;
  • Bankgegevens.
  • Geslacht (i.v.m. aanhef)
  • Functie
  • Foto (na uitdrukkelijke toestemming middels ondertekend toestemmingsformulier)
  • Inloggegevens (geen wachtwoorden)
  • Thema’s
  • Specifieke kennis
  • Kenteken auto
  • Technische meetgegevens van de apparatuur zoals IP-adres, MAC-adres, identifiers in cookies en uw surfgedrag op onze websites.

Uw persoonsgegevens worden door het CPZ opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) voor de periode:

dat de betrokkene een arbeidsovereenkomst met het CPZ heeft en daarna ten behoeve van de financiële administratie. De wettelijke bewaartermijn daarvan is bepaald op 7 jaar.

september 2023, versie 4