Opdracht formuleren en vaststellen

Het VSV bestuur/stuurgroep start met het schrijven van een duidelijke opdracht. Deze opdracht moet in ieder geval de volgende vragen beantwoorden: Wat, waarom, wie, waar en wanneer?

Wat?

• Beschrijving van het resultaat dat de werkgroep oplevert. Opgeknipt in deelstappen om de opdracht en de besluitvorming behapbaar te houden. Beschrijf de stappen die je gaat ondernemen om dit te bereiken.

Waarom?

• Beschrijving van de aanleiding om tot deze opdracht te komen, de urgentie benoemen.

Wie?

• Beschrijving van de deelnemers die zitting nemen in de werkgroep. Welke beroepsgroepen vertegenwoordigen zij en wat is hun niveau in de organisatie? Zijn het bestuurders, managers of uitvoerenden?
• Zorgverleners met specifieke kennis, expertise en vooral ook energie moeten betrokken worden. Zij dragen bij aan het behalen van zorginhoudelijke resultaten.
• Bedenk of het project strategisch goed is ingericht. Zijn uiteindelijke beslissers zoals RvB van een ziekenhuis of het management van kraamzorgorganisaties aangehaakt en op welk niveau?

Waar?

• Beschrijving van de afbakening van het project. Wat doet de werkgroep wel en wat valt buiten de opdracht?

Wanneer?

• Hoe lang krijgt de werkgroep de tijd voor de opdracht?

Wanneer?

• Beschrijf wanneer of hoe vaak er een terugkoppeling van de voortgang moet worden gegeven.

Dit leidt tot een concept opdracht richting een werkgroep.

Voorbeelden opdrachtbeschrijving:
Opdrachten werkgroepen VSV Harderwijk

Idealiter wil je dat de opdracht draagvlak heeft bij alle VSV-leden. Om dit te bewerkstelligen kan onderstaande procedure worden doorlopen:

1. Conceptopdracht ter aanvulling en/of goedkeuring naar de achterbannen van het VSV.
2. Na verwerking van de feedback stelt het VSV-bestuur/stuurgroep de opdracht vast. (NB Afhankelijk van de besluitvormingsafspraken die in het VSV zijn afgesproken.)