Werkgroep samenstellen en inrichten

Aan de hand van de beschreven opdracht, stelt het bestuur/stuurgroep een werkgroep samen. De volgende vragen kunnen helpen bij samenstellen van de werkgroep:

Samenstelling van de werkgroep:

• Over welke kwaliteiten moeten de werkgroepleden beschikken om de opdracht te kunnen uitvoeren?
• Is er een natuurlijke trekker in de werkgroep?
• Op welke manier is de cliënt(vertegenwoordiging) betrokken?

Terugkoppeling:

• Aan wie moet de werkgroep verantwoording afleggen? Dit is formeel beschreven in de opdracht. Maar daarnaast is het ook raadzaam om te denken aan het meenemen in het proces van ieders eigen achterban. Maak daarvoor afspraken met maatschap, kring, KSV, etc.
• Welk mandaat krijgt de werkgroep mee? Dit kan afhankelijk zijn van het niveau waarop de werkgroepleden in hun organisatie werkzaam zijn.

Besluitvorming:

• Geef de werkgroep helder mee wie besluiten neemt. Dus maak helder langs welke gremia een (project)voorstel of andere uitwerkingen die voortkomen uit moet gaan alvorens een volgende stap kan worden gezet.

Advies:
Selecteer zorgvuldig wie je betrekt in het proces. Realiseer je dat je te maken hebt met personele wijzigingen. Denk daarom na over een projectstructuur en borging. Zorg ervoor dat de mensen die met het plan aan de slag gaan, weten waar ze op kunnen terugvallen als ze vragen hebben of willen sparren. Om overzichtelijk te maken hoe opdrachtgeverschap en de opdrachtnemersrol zich tot elkaar verhouden, kan het raadzaam zijn om een organogram te maken.